De Secretária a Gestora…

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Agarre as oportunidades e, especialize-se numa área específica. Não se esqueça que você, também é uma gestora!

Os organigramas das empresas mantêm-se, seguindo as mesmas regras. Todavia, as funções ligadas a alguns dos elementos que compõem a sua estrutura, sofreram grandes alterações ao nível do conteúdo. Um exemplo perfeito, é o das Secretárias…

De há uns anos para cá, os gestores e as secretárias, tal com as assistentes administrativas, reorganizaram o conteúdo das suas funções. Ás secretárias, foi-lhes atribuido cada vez mais trabalho e responsabilidades, aumentando substancialmente o seu horário.

Os serviços de escritório e a gestão da própria informação, começa a ser umas das funções exercidas pelas Secretárias, após o desaparecimento dos gestores intermédios. Organizar e estabelecer relações de administração, é actualmente a base do trabalho desta profissão, rotulada em muitos casos por ser desempenhada, maioritariamente por mulheres.

Supostamente são os gestores, que devem realizar determinadas tarefas, mas quando não têm tempo, passam-nas de imediato à sua secretária. A responsabilidade neste tipo de trabalho, é muito maior do que há dez anos atrás. Á Secretária, cabe-lhe zelar pelo seu aspecto exterior, bem como pela imagem atractiva da empresa na qual, exerce funções.

A Secretária, é o braço direito do gestor. Nas ocasiões de aperto é a ela que compete, a resolução do problema. Os projectos são em grande escala, completados pela Secretária, invocando explicitamente o seu toque pessoal. Mas, este reconhecimento, nem sempre é visualizado pelas pessoas a quem o projecto se destina.

A Secretária é o berço da informação. É por ela, que passa toda a informação inerente ao seu local de trabalho. O seu conhecimento acaba por ser, muito mais amplo que o do seu próprio superior. Lógico, que estas mudanças passam essencialmente, pelas visíveis inovações tecnológicas, a que todos os dias assistimos.

Acima de tudo, uma Secretária é uma gestora. Gere o seu trabalho e o dos seus superiores, a informação e a própria empresa. Mas, toda esta mudança, passa por uma formação adequada, que nem sempre é devidamente explorada. A flexibilidade é, portanto, uma característica a ter em conta.

Para lhe ser atribuído o título de Secretária eficiente, é fundamental que tenha, no mínimo, dois anos de experiência, para além dos conhecimentos teóricos devidamente apreendidos. Há quem julgue, que a formação deve passar pelo gestor, para que o mesmo saiba levar mais além, todo o conhecimento prático e teórico da Secretária. A interligação mútua, é fulcral.

As tarefas da Secretárias, são tão importantes como a dos gestores. Ambos, têm que ter a plena consciência, desta ideia. A mentalidade antiquada de que a Secretária, é menos culta e profissional que o superior, deve acabar de vez. O papel de subordinação, tem que ser afastado, para que o seu potencial seja aproveitado ao máximo.

O acumular de trabalho administrativo, origina que, em muitos casos, as Secretárias já nem tenham tempo, para realizar as suas funções tradicionais. Para esta, pode-se recorrer ao chamado, outsourcing, no qual Secretárias independentes exercem funções, como a de dactilografar. Mas, uma Secretária de apoio administrativo, é indispensável.

Saiba que, o futuro prevê que, comece a haver dois tipos de Secretária: uma destinada à área da Comunicação e Relações Públicas e, outra especializada em assuntos técnicos. A profissão de Secretária, espera tempos de mudanças. Agarre as oportunidades e, especialize-se numa área específica. Não se esqueça que você, também é uma gestora!

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