Entre as inúmeras tarefas de uma secretária, incluem-se os típicos almoços ou jantares de negócios. Vamos ajudá-la a organizar tudo.
A secretária executiva, não se limita a ser apenas, o braço direito do seu patrão. A ela cabem-lhe inúmeras tarefas, às quais deve saber corresponder com prontidão. Entre as mesmas, incluem-se os típicos almoços ou jantares de negócios.
Organizar um almoço ou jantar deste género, não é nada fácil. Existe um conjunto de normas que devem ser cumpridas, para que tudo corra devidamente pela positiva e, o mínimo erro pode ser fatal.
Como organizar almoços e jantares de negócios
Assim, deixamos-lhe algumas dicas de como conseguir impressionar, tanto o seu superior com os convidados que, do almoço ou jantar farão parte.
Ao escolher a mesa adequada deve saber que, a ideal é a rectangular, mas também pode optar pela oval. A mesa quadrada obriga a uma maior cumplicidade entre as pessoas, do ponto de vista informal, que certamente não existirá.
Como sentar os convidados à mesa
De seguida preocupe-se com os lugares, mais propriamente com as presidências. As pessoas desta estatura, devem estar sempre frente a frente. No primeiro lugar o dono da empresa e no segundo lugar, um convidado de honra ou alguém que o anfitrião queira colocar nesse sítio.
Pode ser adoptado, o sistema à francesa ou à inglesa, sendo em Portugal o primeiro mais utilizado para as refeições de trabalho, porque como os anfitriões estão ao centro é mais fácil o diálogo e, o segundo, para refeições mais íntimas.
Na presidência à inglesa, os anfitriões ficam na cabeceira de frente para a porta, sendo o local por onde os convidados entram o ponto de referência. Na presidência à francesa, os anfitriões ficam a meio da mesa e aqui, o anfitrião fica de costas para a janela e de costas para a parede.
A sua mulher fica de frente para a porta por onde saem e entram os empregados, tal como na presidência à inglesa.
No sistema francês os convidados com um grau de superioridade menos notório, sentam-se nas pontas da mesa. Ao colocar uma pessoa ao lado de outra está a promover a conversa entre ambos, portanto a secretária quem coloca ao lado de quem.
Na mesa devem constar, duas colunas: a dos senhores e a das senhoras, com os devidos lugares a ocupar. É importante saber que, as precedências oficiais, limitam-se apenas a autoridades civis, religiosos, militares, por isso exigem regras um pouco diferentes.
Quando há muitos elementos do Governo, recorre-se à lei orgânica do próprio Governo, mas se for um acontecimento com representantes do Estado de várias áreas, os Serviços de Protocolo do Estado, são uma boa forma de resolver possíveis indecisões por parte da Secretária Executiva.
Como definir a ementa de um jantar de negócios
Os pratos devem ser simples, sem grandes complicações mas, ao mesmo tempo originais. Cuidado, porque podem estar pessoas de cultura diferentes da nossa e, não apreciar determinados pratos, ou mesmo não serem permitidos pela sua religião ou sistema cultural.
Deve haver entradas, um ou dois pratos, seguidos de fruta ou doce. Já no final, podem ser servidos queijos portugueses, com vinho do Porto.
O vinho branco deve ser fresco, e deve acompanhar pratos de peixe, marisco e as próprias entradas. Para a carne, bacalhau ou caça, deve servir vinho tinto, à temperatura ambiente.
Certamente já deve estar preparada, para realizar uma refeição de sonho para os convidados que lhe propuserem com todos os requintes e luxos, que uma refeição deste género exige. Já agora, apenas lhe podemos desejar: Bom Apetite!