A secretária já não é apenas a pessoa que organiza o correio, trata das viagens ou serve uma chávena de café. A sua postura tem vindo a ser amplamente alargada, ao nível da organização das empresas e das suas funções específicas. Ao longo do tempo, têm vindo a conquistar um forte poder de decisão e a desempenhar funções específicas. O Director ou o Gestor, e a própria secretária, poderão poupar muito do seu tempo, se tiver a perfeita noção de qual o verdadeiro desempenho de uma secretária.
Arquivar, organizar e esquematizar uma quantidade infinita de papéis, é um dos trabalhos diários de uma secretária. A base de um bom arquivo, apresenta-se como tendo por principal vertente a facilidade de consulta. A classificação de um arquivo, pode ter como imagem quatro padrões: pode estar organizado por ordem alfabética, a partir do fornecedor, cliente ou mesmo do colaborador. Se fôr colocado a um deles um determinado número de ficheiro, entra-se no campo do arquivo numérico. Mas, pode-se ainda optar por realizar um arquivo, a partir da área geográfica e só depois, aplicar a opção da ordem alfabética. Há ainda a possibilidade, de dividir o arquivo por assuntos (pessoal, vendas), de acordo com a ordem alfabética.
Estamos a falar, neste caso concreto, de arquivos manuais, mas há ainda a possibilidade de arquivar electronicamente. Aqui, é necessário atribuir um nome a cada ficheiro, e identificar correctamente as disquetes. O sistema de indexação deve existir, de maneira a que todos tenham acesso à informação e aos documentos.
Escrever cartas é algo que as secretárias devem saber fazer correctamente, independentemente de ser consoante o padrão da empresa, ou do estilo da secretária. Porém, seja qual fôr a opção a seguir, a carta deve ter uma ordem clara e coerente, de fácil leitura. No topo da folha deve estar a morada do remetente, seguida do número de telefone do mesmo, que só se coloca quando não está impresso na folha da empresa. A seguir deverá vir a referência ou ao assunto, a data, o nome e a morada do destinatário, a entrada ou a saudação, o corpo da carta, os cumprimentos finais, a assinatura, os anexos e as cópias, se existirem.
Deve-se ter sempre em conta os gostos dos seus superiores, na redacção de uma carta. Esta deve apresentar o máximo de estrutura, organização, não deixando as mínimas dúvidas no papel. A construção gramatical é também algo, a ter muito em conta.
É a secretária que trata de todos os assuntos do seu superior. Portanto, ela deve ter bem presente quais os assuntos prioritários e, aqueles que são possíveis serem adiados, para evitar surpresas desagradáveis. Assim, verifique todos os dias as agendas, a organização de todos os documentos e do trabalho, tenha cautela com a correspondência e os telefonemas para que não se esqueça de nada, ponha em dia o trabalho atrasado e visione os cheques e as facturas. As tarefas devem ser feitas diáriamente, tomando atenção a todos os pormenores, pois a prioridade pode surgir de qualquer lado. Esquematize e organize o seu trabalho, a partir de assuntos prioritários.
Por vezes, a função de secretária e de recepcionista, estão íncluidas numa só. Para que se adopte uma boa postura enquanto recepcionista, deve sempre ter-se em conta os requisitos de boa secretária. As técnicas de recepcionista, são perfeitamente compatíveis com as de secretária, mas com outros moldes. Deve ter em conta, para além dos vários factores já mencionados, os visitantes.
Atenda-os com simpatia e ofereça-lhe os préstimos necessários, para que eles fiquem satisfeitos. Clarifique a imagem e a posição da empresa, o mais possível. Se estiver alguma coisa desarrumada ou suja, trate de arranjar tudo para que as pessoas, não fiquem com uma má impressão do local. Cuidado com as pessoas que deixa entrar e, para isso cumpra sempre as regras de segurança da empresa. Mantenha-se sempre bem informada, quanto aos empregados, com números de telefone, extensões e os locais, onde cada um se encontra.
A secretária, tem que organizar reuniões. É por ela que passa toda a documentação e estrutura necessária, para que a reunião seja finalizada com êxito. Terá que ter em conta, o bom funcionamento da sala de reuniões, as bebidas que serão servidas, os projectores, slides, vídeos e todos os restantes arranjos. Acima de tudo a secretária deve estar bem documentada, sobre os assuntos a serem tratados na reunião. No final, informe-se com o seu superior, subtilmente, sobre o que é necessário fazer de imediato. Agradeça a presença de todos, empregados, visitantes, directores e funcionários.
A exigência e responsabilidade neste tipo de trabalho é muita, e o stress poderá facilmente atingi-la. As secretárias devem saber um pouco de tudo, desde os assuntos legais da empresa, como os contratos de trabalho, direitos e deveres, até aos respectivos procedimentos comerciais. Da mesma forma, que devem estar a par das inovações das novas tecnologias no campo informático, tal como o procedimento habitual dos bancos, no que compete a transferências ou a traveller cheques.
As secretárias, hoje em dia, são um mundo de cultura e de informação. Representam a segurança, a responsabilidade, a confiança, o profissionalismo. Se adopta todas estas técnicas, parabéns, pois é certamente um exemplo de valor a seguir.