O papel foi passado para trás, com os avanços informáticos. O computador deixou de ser uma mera moda, para passar a ser uma necessidade à qual, ninguém pode ficar indiferente, incluindo as secretárias. Todos os dias elas trabalham com dados e factos que, dos papéis saltaram para o visor dos computadores…
Os documentos devem ser geridos de forma electrónica eficaz para que, também neste caso, não se gaste muito tempo, maximizando a eficiência e reduzindo os gastos orçamentais. As ferramentas electrónicas começam a ser cada vez mais utilizadas, deixando para trás, mais de metade de um dia de trabalho à volta de documentos manuais.
O Arquivo de Imagem, proporciona a possibilidade de passar os suportes de papel, para o campo electrónico. Esta possibilidade, surge através da digitalização ou do processador de texto, que permite a duplicação do documento, tal como a sua visualização, ou a transformação de novo em papel, sempre que for preciso.
Aqui, entram em força as novas tecnologias, como o Scanner, propício para a digitalização de documentos, possibilitando a reprodução do conteúdo em causa. Utilizando o OCR (Optical Character Recognition) e o ICR (Intelligent Character Recognition), é possível captar os formulários de forma ainda mais positiva e, totalmente automática.
O documento está acessível a qualquer momento, desde que os utilizadores saibam em que local se encontra. Assim, este é facilmente encontrado em pastas virtuais, onde os ditos documentos são arquivados, permitindo a sua visualização e impressão.
A partir da chamada Gestão Documental, é possível a circulação dos documentos de forma flexível. Logo, é possível o seu envio e recepção, sem qualquer problema. Por isso, as respostas tornam-se muito mais eficazes, em relação ao cliente, pois todos têm acesso à mesma.
Toda esta componente electrónica, apresenta vantagens e regalias. Em primeiro lugar, há uma redução do papel que, proporciona muito mais espaço no local de trabalho. Depois, há uma maior eficácia na manutenção da correspondência, possibilitando mesmo a não existência das cópias pois, tudo existe em qualquer posto de trabalho. Finalmente, existe uma maior economia ao nível do trabalho e das deslocações, já que as coisas processam-se de maneira imediata, sem haver necessidade de sair do local onde se encontra.
Para além de todos estes pontos de vantagem, convém não esquecer a segurança, à qual os documentos estão sujeitos. Existem alguns, a que só um grupo restrito de pessoas têm acesso, devido à sua importância.
De uma vez por todas, tente esquecer um pouco o papel e renda-se às evidências da informática e electrónica. Como secretária deve estar sempre atenta ao progresso e colocar de parte, pelo menos no seu local de trabalho, métodos de trabalho antigos.